Auteur: Gisèle Tjong a Hung
Soms lijkt het alsof organisaties zich in een eindeloos bos bevinden. Een bos vol ambitie, ideeën, verbeterkansen en initiatieven. Elk project is een boom die geplant wordt met de beste bedoelingen — om te groeien, om waarde te creëren, om bij te dragen.
Tot het moment dat je het overzicht kwijtraakt. Want wat begon als een inspirerend landschap van vernieuwing, verandert langzaam in een dichtbegroeid bos waarin niemand de weg nog ziet.
Van lef naar richting: Projectmanagement in de praktijk
In het eerste artikel van deze reeks, Fouten maken: het lef om te leren, stond de vraag centraal hoe organisaties kunnen groeien door open te kijken naar wat beter kan in projecten en processen. In het tweede artikel, Strategieontwikkeling begint bij degene waar je het voor doet, maakten we de stap naar richting: hoe vertaal je wat er buiten speelt naar duidelijke keuzes voor je organisatie?
In dit derde artikel staat de uitvoering centraal. Want zelfs met een lerende cultuur en een heldere strategie kun je alsnog verdwalen in een overvloed aan initiatieven. Hoe breng je focus aan in het bos van projecten? En hoe zorg je dat structuur niet belemmert, maar juist helpt om rust, richting en resultaat te creëren?
De goede bedoelingen stapelen zich op
In veel organisaties zie je hetzelfde patroon terug. Afdelingen worden gestimuleerd om hun top 3 projecten of initiatieven aan te leveren — een goed idee op papier, bedoeld om focus en eigenaarschap te vergroten.
Maar in de praktijk leidt dat vaak tot het tegenovergestelde.
Met tientallen afdelingen betekent dat al snel meer dan honderd nieuwe initiatieven op een lijst die vaak al omvangrijk is. De bedoeling is goed, het effect rampzalig.
Wat volgt is chaos. Geen overzicht. Geen grip.
En niemand die nog precies weet wat prioriteit heeft.
Structuur aanbrengen: een taaie eerste stap
De eerste poging om structuur aan te brengen — bijvoorbeeld in de vorm van een Project Management Office (PMO) — lijkt dan een logische stap. Maar dat gaat zelden zonder weerstand.
“Weer een laag erbij.”
“Weer formulieren invullen.”
“Weer iemand die zegt wat belangrijk is.”
Wat bedoeld is om orde te scheppen, wordt vaak ervaren als controle. Wat helderheid moet brengen, lijkt een extra drempel te worden. De frustratie neemt toe, de energie neemt af.
Van frustratie naar focus
De omslag komt pas als het gesprek verandert.
Niet: “Hoe krijgen we iedereen in het gareel?”
Maar: “Hoe helpen we de organisatie om rust, richting en resultaat te ervaren?”
Dat begint met luisteren. Begrijpen waar de weerstand vandaan komt. En erkennen dat achter elk project een oprechte wens zit om bij te dragen. Van daaruit ontstaat ruimte voor een constructieve benadering:
- Projecten clusteren rond gemeenschappelijke doelen.
- Heldere criteria afspreken voor prioritering.
- Eén overzicht creëren waar iedereen inzicht heeft in voortgang en afhankelijkheden.
- En vooral: communiceren dat het doel van structuur niet is om te beperken, maar om te versterken.
Structuur als sleutel tot rust
Wanneer mensen zien dat structuur niet bedoeld is om controle uit te oefenen, maar om overzicht, samenwerking en impact te vergroten, verandert alles. Een goed werkend PMO is dan geen bureaucratische tussenlaag, maar een kompas dat richting geeft in het bos van projecten. Het helpt teams keuzes te maken, middelen slim te verdelen, successen zichtbaar te maken — en vooral: energie te richten waar die het meest nodig is.
De les
Ambitie is de brandstof van vooruitgang. Maar zonder richting verbrandt die energie snel.
Een organisatie die haar projecten leert ordenen, creëert niet alleen meer resultaat, maar ook meer rust.
En soms begint dat simpelweg met één vraag:
Wat is nu echt belangrijk – en wat mag even wachten?
